ניהול זמן

אתחיל מאמירה שבעיני היא מאוד ברורה. מנהל שאחראי לביצוע משימות צריך לדעת כל הזמן את התשובות לשלוש שאלות:

מי עושה ?

מה עושה ?

מתי עושה ?

מתוקף השאלות האלה אפשר לנהל מערכת ומן הסתם לנהל את זמנך כמנהל.

אני חושב שעיקר בעיות ניהול הזמן נגרמות כתוצאה מחוסר מיקוד. מה חשוב, מה נכון, מה המשימה כרגע דורשת. הגורם השני לבעית ניהול זמן נובעת החוסר נסיון וידיעה איך להגדיר משימות לעובדיך ואיך לודא ביצוע. עד כמה שהדבר נשמע מוזר, לא מעט מנהלים מתקשים לנהל ישיבה תכליתית, לא מנהלים פרוטוקול מישיבות, לא מנהלים ולא עוקבים אחר משימות של עובדיהם, ולכן מוצאים את עצמם רודפים אחרי הזמן של עצמם בלי תכלית. את הדברים הללו ניתן ללמוד ולהטמיע כן בהתנהלות שלך כמנהל והן בהתנהלות של הארגון שלך. אשמח לסייע.

כדי לנהל זמן ולדעת לעשות את זה נכון, חשוב להגדיר נכון את המשימות שלך כמנהל ואת המשימות הנגזרות של העובדים שלך. הגדרה נכונה אומרת לקבוע בדיוק מי עושה - כלומר מי האחראי לביצוע המשימה. מה עושה - כלומר מה בדיוק הגדרת המשימה. ואחרון חביב, מתי עושה - כלומר לקבוע לוח זמנים ברור להשלמת המשימה.

כשהמשימות ברורות והאחראים ברורים ולוח הזמנים ברור, חצי מהעבודה נעשתה. עכשיו מנהלים זמן אל מול משימות על ידי אנשים מוגדרים.

מכאן נגזרות טכניקות ניהול  זמן נכונות לקביעת פגישות שלך.

לזימון ועריכת ישיבות.

לאופן בו מגדירים מראש איך מגיעים לישיבה ועם איזה חומר.

לאופן בו מרגילים את עובדיך לגשת אלייך, עם נתונים, שאלות מוגדרות, רשימת משימות.

מכאן נגזרות טכניקות של כתיבה ומענה על אי מיילים.

מכאן נגזרות טכניקות נכונות לניהול פרוייקטים.

התחושה שלך כמנהל שהזמן רץ ואינך לך מספיק לעמוד במשימות שלך, יכולה להשתנות אם ניהול הזמן והמשימות יהיה ברור, מוגדר ומסודר.

יש לי הרבה להגיד וללמד בנושא, כדי לעזור לך לנהל את המשימות והמערכת שלך טוב יותר ובאופן שלם יותר.

אשמח לשוחח איתך בעניין.